《娄底市中小学校食堂会计核算办法》场景实例：
2025年10月8日，国庆假期结束，娄底市某高级中学食堂采购员赵某因赴外地集中采购一批优质食用油和干货，向食堂财务部门申请借支备用金人民币5,000元。经食堂负责人张主任审批，会计制单，出纳以网银转账方式将款项支付至赵某个人工资卡，并让赵某签署了借款单，约定采购完成后一周内凭票报销结清。10月12日，赵某完成采购返回，提交了总计4,850元的增值税发票（食用油3,200元，香菇、木耳等干货1,650元）以及经仓库保管员李某签字确认的《物资入库单》。会计审核无误后，冲销其借款，并将剩余150元现金收回。同时，10月15日，学校办公室为接待上级检查工作，在食堂安排工作餐，费用总计600元，由食堂先行垫付。办公室承诺月底统一结算。食堂会计根据接待审批单和点菜单，将此笔垫付款挂账。
会计分录：
支付采购员备用金借款：
借：110 其他应收款——赵某（备用金） 5,000
贷：102 银行存款 5,000
采购员报销采购款并归还余款：
借：501 伙食支出——粮油 3,200
借：501 伙食支出——其他材料 1,650
借：101 现金 150
贷：110 其他应收款——赵某（备用金） 5,000
垫付学校客饭费用：
借：110 其他应收款——学校办公室（客饭费） 600
贷：501 伙食支出——其他材料（或单设“客饭成本”） 600
（注：垫付时可视同领用食材成本，收回时冲减）
分录解析：
“其他应收款”科目用于核算食堂的各类暂付款项。第一笔分录记录了因采购需要而形成的对内部员工的债权。第二笔分录是借款的核销，报销的采购支出根据物资类别计入“伙食支出”，余款收回现金，完成一次完整的备用金循环。第三笔分录体现了食堂为学校行政活动提供垫付服务形成的债权，根据《会计核算办法》，为校行政代办的客饭费用在此科目核算。垫付时对应的食材成本需从“库存物资”转入支出或直接计入支出，待办公室还款时冲减此应收款。
实务附件：
借款单（借款人、审批人签字）
银行付款回单（支付备用金）
采购发票（增值税发票）
物资采购入库单（采购员、验收人、保管员签字）
报销单（附发票、入库单，经审批）
现金收据（收回余款）
客饭接待审批单
客饭点菜单及成本核算单
垫付费用确认单（学校办公室签章）
延伸提醒：
备用金借款必须遵循“前账不清，后账不借”的原则，及时催报。借款人报销时，必须提供合规发票和完整的验收手续。为学校垫付的客饭费应及时与学校财务部门结算，避免长期挂账。所有应收款项应按债务人和项目设置明细账，定期清理，防范坏账风险。
