《娄底市中小学校食堂会计核算办法》场景实例：
2025年11月，娄底市某小学食堂与“放心粮油配送中心”签订月度供货协议，约定每月25日结算当月货款。11月份，食堂从该中心分批采购大米、面粉、食用油等物资。11月5日，购入大米1000斤，单价2.6元，计2，600元；11月15日，购入面粉500斤，单价2.2元，计1，100元；11月20日，购入食用油20桶，单价85元，计1，700元。以上三批货物均已于送达当日由保管员验收合格，并填制《材料入库单》，但货款均未支付。11月25日，食堂会计根据三张入库单和供应商开具的汇总增值税发票（总金额5，400元），制作应付账款明细。11月30日，经食堂负责人审批后，通过网银支付11月份全部货款5，400元给“放心粮油配送中心”。
会计分录：
11月5日，大米验收入库：
借：115 库存物资——粮食（大米） 2，600
贷：203 应付账款——放心粮油配送中心 2，600
11月15日，面粉验收入库：
借：115 库存物资——粮食（面粉） 1，100
贷：203 应付账款——放心粮油配送中心 1，100
11月20日，食用油验收入库：
借：115 库存物资——粮油（食用油） 1，700
贷：203 应付账款——放心粮油配送中心 1，700
11月30日，支付上月货款：
借：203 应付账款——放心粮油配送中心 5，400
贷：102 银行存款 5，400
分录解析：
“应付账款”核算因采购物资等业务应付未付的款项。在货到验收、发票未到或约定付款期未到的情况下，通过此科目清晰反映对供应商的债务。前三笔分录在物资入库时，同步确认资产（库存物资）增加和负债（应付账款）增加。第四笔分录是债务的清偿，负债和资产（银行存款）同时减少。这种处理确保了成本在物资领用时才结转至支出，真实反映了存货的流转和负债情况，符合《会计核算办法》中“供货单位货物已验收入库，货款未付时，借记‘库存物资’科目，贷记本科目”的规定。
实务附件：
采购订单或合同
三批物资的《材料入库单》（均有采购员、验收人、保管员签字）
供应商开具的增值税发票（发票联）
应付账款明细账或汇总表
付款审批单
银行电子付款回单
延伸提醒：
必须建立应付账款辅助账，按供应商明细核算，定期与供应商对账。付款必须严格履行审批程序，凭合规的发票和入库单支付，确保“票、货、款”三流一致。严禁无票付款或提前支付大额货款，防范资金风险。
